Stellen Sie sich einmal vor, Sie haben die perfekte Organisation erschaffen: perfekte Prozesse, die richtigen Leute auf den richtigen Stühlen, kaum Verschwendung, hohe Profitabilität – ein echtes Kunstwerk. Egal wie gut Ihre Organisation aufgestellt ist, früher oder später wird es eine Veränderung in der äußeren Umwelt geben, die eine Anpassung der internen Struktur erforderlich macht. Die Wahrheit ist, dass sich die meisten Organisationen extrem schwer damit tun, ihre internen Strukturen anzupassen. Wenn Sie kurz darüber nachdenken – in Ihrem Arbeitsumfeld, in Vereinen, Glaubensgemeinschaften oder bei Kontakten mit der staatlichen Bürokratie – dann wird schnell deutlich, dass viele Organisationen Defizite haben. Man fragt sich oft: „Warum machen die das immer noch so? Können sie sich nicht langsam anpassen?“

In Scrum@Scale nutzen wir dafür das Konzept des organisatorischen Refactorings. Der Begriff stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung. Dabei wird in ein bestehendes Programm hineingegangen und hinter den Kulissen aufgeräumt, modernisiert und umstrukturiert, während die Anwendung für den Kunden nach außen hin normal weiterläuft. Im Hintergrund wird verbessert und angepasst. In einer Welt, die sich so schnell verändert wie unsere, ist es extrem wichtig, organisatorisches Refactoring als Fähigkeit in der Organisation zu verankern. Wenn wir das nicht können, hinken wir immer einen Schritt hinterher. Dieses Konzept ist sehr wertvoll und kraftvoll, aber in der Praxis beobachte ich drei große Probleme damit.

Das erste Problem ist, dass Organisationen viel zu zögerlich und zu langsam damit sind. Natürlich will niemand Strukturen alle zwei Wochen verändern – Strukturen sollen Stabilität geben und ein gewisses Fundament schaffen. Aber das darf nicht bedeuten, dass sie nur alle 20 oder 200 Jahre geändert werden. Das ist viel zu träge für die heutige Welt. In der Praxis sieht man immer wieder, wie schwer sich Organisationen tun, sich anzupassen, und wie wenig konsequent und mutig solche Anpassungen umgesetzt werden.

Das zweite große Problem ist, dass sich viele Organisationen der tatsächlichen Kosten, die durch fehlendes organisatorisches Refactoring entstehen, gar nicht bewusst sind. Diese Kosten sind oft enorm. Ein Beispiel: Es gibt ein neues Produkt oder einen neuen Markt, aber die Organisation ist zu langsam, weil sie sich nicht schnell genug anpassen kann. Oder Mitarbeiter arbeiten weiterhin an alten Produkten, die längst keine Zukunft mehr haben oder nur noch marginal profitabel sind. Eigentlich müsste man solche Produkte auslaufen lassen, sie beenden und die Mitarbeitenden auf neue, zukunftsträchtige Themen umverteilen. Stattdessen bleiben Ressourcen gebunden, und große Potenziale gehen verloren. Wenn Sie sich vorstellen, dass beispielsweise 20 % Ihrer Ingenieure an Altprodukten arbeiten, dann ist das ein enormer Kostenfaktor – und einer, der oft gar nicht richtig sichtbar gemacht oder adressiert wird.

Das dritte Problem entsteht, wenn Organisationen kein geeignetes „Betriebssystem“ für organisatorisches Refactoring haben. So wie Computer ein Betriebssystem haben – Windows, Mac, Linux –, haben auch Organisationen ein Betriebssystem: entweder ein explizites oder eines, das sich historisch zufällig entwickelt hat. Wenn jedoch kein System wie Scrum@Scale vorhanden ist, das gezielt darauf ausgelegt ist, organisatorisches Refactoring zu ermöglichen, wird jede Anpassung extrem schwierig, teuer und politisch aufgeladen. Genau deswegen ist es wichtig, ein organisationales Betriebssystem zu haben, das es erleichtert, auf neue Herausforderungen zu reagieren.

Achten Sie in den nächsten ein bis zwei Wochen einmal bewusst auf Ihr berufliches Umfeld: Gibt es dort Bereiche, die längst hätten refactored werden müssen, die aber noch in einer alten Welt verharren und Ressourcen binden? Wenn es nur Kleinigkeiten sind, fällt es kaum auf. Aber wenn ein erheblicher Anteil der Mitarbeitenden – etwa 20 % der Entwickler – an Altprodukten arbeitet, ist das ein klarer Hinweis auf strukturelle Probleme. Genau hier setzt organisatorisches Refactoring an.

Wenn Sie sich für dieses Konzept oder das zugrundeliegende organisatorische Betriebssystem Scrum@Scale interessieren, biete ich regelmäßig Seminare zu diesem Thema an. Mehr Informationen dazu finden Sie auf Team Flow.